تلفن گویا یا IVR (Interactive Voice Response) یکی از ابزارهای کارآمد در سیستمهای تلفنی مدرن است که به کسبوکارها و سازمانها این امکان را میدهد که تماسهای ورودی را بهصورت خودکار مدیریت کنند. این سیستم به تماسگیرندگان اجازه میدهد که از طریق انتخاب گزینههای منوی صوتی، تماس خود را به مقصد مورد نظر هدایت کنند. در سانترالهای پاناسونیک مدلهای TDA و TDE، راهاندازی تلفن گویا میتواند به بهبود عملکرد و بهینهسازی فرآیند مدیریت تماسها کمک کند.
در این مقاله، به نحوه راهاندازی تلفن گویا در سانترالهای پاناسونیک TDA و TDE میپردازیم و به بررسی مراحل و نکات لازم برای پیکربندی این سیستمها خواهیم پرداخت.
تلفن گویا چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
تلفن گویا یک سیستم خودکار است که به تماسگیرندگان امکان میدهد تا بدون نیاز به اپراتور، با سیستم تلفنی تعامل کنند. تماسگیرندگان با استفاده از منوی صوتی، میتوانند تماس خود را به بخش یا فرد مورد نظر هدایت کنند. این سیستم به کسبوکارها کمک میکند تا تماسها را بهطور مؤثر مدیریت کرده و تجربه مشتری را بهبود ببخشند.
مزایای استفاده از تلفن گویا:
افزایش بهرهوری: تماسهای ورودی بهصورت خودکار به مقصد صحیح هدایت میشوند، که باعث صرفهجویی در زمان و کاهش نیاز به اپراتورهای انسانی میشود.
دسترسپذیری ۲۴ ساعته: تلفن گویا بهطور خودکار در دسترس است و میتواند در هر ساعت از شبانهروز تماسها را مدیریت کند.
بهبود تجربه مشتری: تماسگیرندگان بهراحتی میتوانند گزینههای مختلف را انتخاب کرده و سریعتر به نتیجه برسند.
مراحل راهاندازی تلفن گویا در سانترالهای پاناسونیک TDA و TDE
گام اول: اتصال ماژول تلفن گویا
برای راهاندازی تلفن گویا، باید ابتدا ماژول تلفن گویا (مثل KX-TVM50 یا KX-TVM200) را به سیستم سانترال پاناسونیک خود متصل کنید. این ماژولها بهعنوان Voice Mail و Interactive Voice Response عمل میکنند و امکان ایجاد منوهای صوتی و ضبط پیامهای صوتی را فراهم میآورند.
ماژول را به پورت مورد نظر سانترال متصل کنید.
سانترال را روشن کرده و وارد منوی مدیریتی آن شوید.
گام دوم: پیکربندی سیستم تلفن گویا
پس از اتصال ماژول، باید تلفن گویا را در سیستم سانترال پیکربندی کنید. برای این کار، وارد بخش Management Software (برای مدل TDA و TDE، از نرمافزار PC Pro استفاده میشود) شوید و مراحل زیر را دنبال کنید:
ورود به منوی سیستم:
ابتدا وارد نرمافزار مدیریتی سانترال PC Pro شوید.
به بخش System Programming بروید.
انتخاب گزینه تلفن گویا:
در بخش تنظیمات، به دنبال گزینهای برای فعال کردن Voicemail و IVR بگردید.
گزینه مربوط به IVR یا Automated Attendant را انتخاب کنید.
تنظیم مسیر تماسها:
پس از فعالسازی تلفن گویا، باید مسیر تماسها را تنظیم کنید. میتوانید تعیین کنید که تماسها پس از ورود به سیستم، به کدام بخش هدایت شوند.
منوی IVR را بهگونهای پیکربندی کنید که تماسگیرنده با استفاده از کلیدهای صفحهکلید خود، انتخاب کند که به کدام بخش منتقل شود (مانند فروش، پشتیبانی مشتری، مالی، و غیره).
گام سوم: ضبط پیام خوشآمدگویی و منوها
یکی از مراحل مهم در راهاندازی تلفن گویا، ضبط پیام خوشآمدگویی و منوهای صوتی است که تماسگیرندگان با آنها تعامل خواهند داشت.
ضبط پیام خوشآمدگویی:
در نرمافزار PC Pro، به بخش Greeting Messages بروید و پیامهای خوشآمدگویی خود را ضبط کنید. این پیامها معمولاً شامل معرفی سازمان، راهنمایی برای انتخاب گزینههای مختلف و درخواست از تماسگیرندگان برای انتخاب شماره مربوطه است.
پیکربندی منوها و گزینهها:
میتوانید منوهای مختلفی برای هدایت تماسها ایجاد کنید. بهعنوان مثال، تماسگیرنده ممکن است پس از شنیدن پیام خوشآمدگویی از او خواسته شود که:
برای پشتیبانی مشتری شماره 1 را فشار دهد.
برای فروش شماره 2 را فشار دهد.
برای تماس با بخش مالی شماره 3 را فشار دهد.
گام چهارم: تنظیم دسترسی به پیامهای صوتی
بعد از راهاندازی تلفن گویا، باید امکان دسترسی به پیامهای صوتی را برای کاربران فراهم کنید. این تنظیمات بهویژه برای کارکنانی که نیاز به گوش دادن به پیامهای صوتی دارند، بسیار مهم است.
تنظیم صندوق صوتی برای هر کاربر:
در بخش تنظیمات سیستم، صندوق صوتی را برای هر کاربر یا بخش مختلف تنظیم کنید.
این صندوقها میتوانند بهصورت جداگانه برای هر داخلی یا بخش پیکربندی شوند.
دسترسی از راه دور:
همچنین میتوانید دسترسی به صندوقهای صوتی از طریق تلفنهای موبایل یا اینترنت را فراهم کنید.
گام پنجم: آزمون و بهینهسازی سیستم
پس از انجام تمامی تنظیمات، باید سیستم را آزمایش کنید. تماس بگیرید و اطمینان حاصل کنید که پیامهای خوشآمدگویی، منوهای IVR و انتقال تماسها به درستی عمل میکنند. در صورتی که نیاز به تغییر یا بهبود وجود دارد، میتوانید تنظیمات را مجدداً اصلاح کنید.
3 مزایای تلفن گویا در سانترالهای پاناسونیک TDA و TDE
کاهش بار کاری اپراتورها: تلفن گویا میتواند تماسهای ورودی را بهصورت خودکار به بخشهای مختلف هدایت کند، که باعث کاهش فشار بر اپراتورهای انسانی میشود.
دسترسی ۲۴/۷: با استفاده از تلفن گویا، تماسگیرندگان میتوانند در هر زمانی که نیاز دارند با بخشهای مختلف سازمان تماس بگیرند.
پشتیبانی از چندین زبان: برخی از سیستمها از پشتیبانی چندزبانه برخوردار هستند که به شما این امکان را میدهد که برای تماسگیرندگان خارجی یا چندزبانه، منوهای صوتی مختلف ایجاد کنید.
نتیجهگیری
راهاندازی تلفن گویا در سانترالهای پاناسونیک مدل TDA و TDE یک روش مؤثر برای مدیریت تماسهای ورودی در سازمانها است. با انجام تنظیمات درست و پیکربندی دقیق، میتوانید تجربه مشتری را بهبود بخشید و کارایی تماسها را افزایش دهید. این سیستمها بهویژه در سازمانهای بزرگ و پیچیده که نیاز به مدیریت تماسها در حجم بالا دارند، بسیار مفید و کارآمد هستند.
